Epost- och dokumenthantering

De flesta webbplatser sköts inte av en person, utan det är många som bidrar. Det handlar inte bara om praktiskt redaktionellt arbetet med att administrera innehållet, utan också om kommunikation som leder fram till att innehåll kan publiceras. Kommunikation via epost och webb kan vara besvärligt om alla inblandade inte följer vissa enkla regler.

• Ge alltid ett nytt epostmeddelande en adekvat rubrik. Det gör det lätt att hitta i epostfloden.
• Skapa alltid ett nytt epostmeddelande när du vill något nytt. På det sättet kan svaren på ditt meddelande bilda en tråd som är lätt att följa. Att svara på ett gammalt meddelande när du skriver något nytt gör ditt ärende svårt att hitta.
• Om du har en text som skall publiceras är det bättre att klistra in den i ett meddelande än att bifoga den som en Word-fil.
  • Word kräver en omväg vid publicering för att XML-information om typografin som ”hänger med” vid kopiering/klistra in inte skall förstöra webbplatsens typografi.
  • Design i Word-dokumentet kan inte alltid enkelt omvandlas till en snygg design på din webbplats, redaktören behöver formge utifrån webbplatsens förutsättningar.
  • Bifoga ändå alltid ditt Word-dokument att använda som förlaga och bifoga alla de bilder som används i ditt Word-dokument som separata bilagor.
• Se till att dina bifogade dokument har adekvata namn som berättar vad de verkligen handlar om.
  • Skall dokumenten dessutom användas för att besökare skall kunna ladda ner dem från er webbplats måste de namnges så att de fungerar på webben. Använd då aldrig å ä ö och mellanslag i dokumentnamnet, ersätt dem med a a o och bindestreck: (”Faktablad om ACMEs digitala mönsteranpassare.PDF” är inte OK, utan bör se ut så här ”Faktablad-om-ACMEs-digitala-monsteranpassare.pdf”).  Mer info varför detta är viktigt » Bindestreck eller understreck
  • Samma namn-regel gäller för bilder som skall användas på webbplatsen.
  • Namnregeln är mycket viktig att följa om du vill att alla skall kunna se dina bilder och kunna ladda ner dina dokument.

Avslutningsvis ett tips till dig som använder Mac och/eller iPhone. Det finn ett mailprogram som gör arbetet med mail och bilagor mycket enklare. Det heter Unibox och går att ladda ner från uniboxapp.com. Skillnaderna mot vanliga epostprogram är flera, men de mest revolutionerande är

• att all konversation med en person via epost sparas som en enda lång tråd
• att alla bilagor som en person skickat till dig hittas på ett och samma ställe

Dessa två unika egenskaper gör att arbetet med mail går så mycket snabbare och är mycket enklare än det vanliga letandet efter mail och bilagor. Titta själv efter på uniboxapp.com, där förklaras det hela mycket tydligt. Du kan ladda ner en testversion på deras webbplats och skulle du mot förmodan inte nappa på deras erbjudande är det inga mail som går förlorade om du går tillbaka till ditt gamla mailprogram.

Unibox går att använda med de flesta epostlösningarna som Gmail, iCloud (Apple), Hotmail, Microsoft Exchange med flera och har givetvis stöd för IMAP som de flesta webbhotellen erbjuder när du har din mail hos dem.

iPhone versionen är än så länge en beta-version, men den är så pass färdig att den snart kommer att lanseras. Den är nu lanserad.